Chapitre 1 – L’invitation à une conférence de presse

Chapitre 2 – Une feuille A4 suffit

Chapitre 3 – Les journalistes adorent les témoignages

Chapitre 4 – Contacter les médias

Chapitre 5 – Le déroulé de la conférence de presse

Chapitre 6 – La réunion de travail et la conférence de presse

Chapitre 7 – Je passe à la télé et à la radio

Chapitre 8 – Le fameux déjeuner de presse

Chapitre 9 – Le dossier de presse et le site internet

Chapitre 10 – Faites parvenir le dossier de presse aux médias absents

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1 – L’invitation à une conférence de presse

Chaque jour, les journaux, les radios, les télévisions, agences de presse et sites internet reçoivent par mail, courrier et téléphone, des dizaines de communiqués et d’invitations à des rendez-vous, sur une multitude de thèmes. Puis ils trient, vérifient et retranscrivent ces informations en fonction de leur ligne éditoriale, de leur zone de couverture, de la date prévue de l’événement, et, indirectement, de l’intérêt qu’y trouveront selon eux les lecteurs, les auditeurs et les téléspectateurs.

Le communiqué de presse et la conférence de presse ne sont pas les seules sources des rédactions. Les journalistes s’appuient sur un réseau qui les informe sur tel ou tel fait. Il leur arrive aussi de donner une portée régionale à un événement national (par exemple sur le vote d’une loi), de mener l’enquête sur une tendance de consommation, ou de dresser le portrait d’une personne ou d’une entreprise.

Préparez bien votre intervention

Avant d’adresser votre communiqué ou votre invitation aux médias, vous devez vous demander si vous serez capable de répondre à des questions imprévues ou embarrassantes, comme tout simplement donner des chiffres (nombre de salariés, de visiteurs à une exposition précédente…), ou parler devant un micro à la radio, ou face à une caméra.

La première impression doit être la bonne, et une conférence de presse ou un simple rendez-vous avec un journaliste ne s’improvise pas. Il en va de votre crédibilité pour la suite.

D’un autre côté, vous ne devez pas oublier que les médias ont besoin de « matière » pour remplir leurs pages ou leurs émissions. Dans certains cas, donc, vous êtes en position de force pour imposer votre sujet. Encore faut-il le vouloir…

Je cite souvent l’exemple de personnes méritantes qui donnent un coup de main, en toute discrétion, aux familles en difficulté. Si vous pensez que ce que vous faites est original et utile, que votre projet est mûr et qu’il vaut le coup d’être connu du public, ne restez pas dans l’ombre ! Vous donnerez peut-être le virus à d’autres personnes pour qu’elles contactent les médias et communiquent sur leur action.

Pas de publicité déguisée

Les journalistes ne retiendront peut-être pas l’invitation d’un magasin qui organise une exposition de peinture. Elle peut constituer un prétexte pour promouvoir gratuitement une activité commerciale, même si de votre point de vue, l’exposition anime le magasin et met en valeur un artiste.

Cette réflexion est en revanche moins discutable lors de la remise d’un chèque par une boutique à une association caritative, ou d’un prêt consenti par une banque à un jeune entrepreneur méritant dans le cadre d’un concours qu’elle organise. Les événements qui relèvent du champ de l’associatif et du social sont en général bien accueillis par les médias. Contactez une ou deux rédactions en cas de doute.

Soignez la rédaction et le contenu de l’invitation : c’est un gage de sérieux et de respect

Au lieu de visiter les organes de presse séparément pour diffuser la même information, la pratique veut que l’on demande aux journalistes et aux correspondants de se déplacer. Leur timing étant serré, la durée d’une conférence de presse ne doit pas dépasser une heure, photos et interviews comprises.

Dans une invitation à une conférence de presse, vous n’annoncez pas simplement un colloque ou autre, vous demandez aussi aux représentants des rédactions de vous rencontrer pour en savoir plus sur votre événement.

Écrivez aussi de manière cordiale (bonjour, merci…) car les journalistes n’ont aucune obligation de participer à votre réunion. J’en profite pour rappeler une chose très importante aux yeux des rédactions : on ne convoque pas la presse mais on l’invite (vous êtes trop sympa, on viendra plus souvent !)

Faire relire votre invitation par un tiers.

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2 – Une feuille A4 suffit

Il peut aussi s’agir d’un carton, dans le cas d’une signature de convention ou d’une cérémonie qui donnera lieu à des échanges d’informations. Cette feuille peut aussi regrouper plusieurs rendez-vous et dans ce cas, on parle plutôt d’un agenda-presse (pour un élu par exemple).

Exemple d’invitation

VOTRE LOGO ————————————————————— [Date, lieu] [Objet] Madame, Monsieur, Nous vous remercions de bien vouloir participer à la conférence de presse que nous organisons pour présenter [sujet] [Date, horaire, lieu du rendez-vous] [Personnes que les journalistes pourront interroger] [Remerciement par avance, proposition d’autre rendez-vous] [Votre ou vos contacts pour vous joindre] [En pied de page, présentation de la structure]

Certaines fois, les textes sont repris tel quel dans la presse. Oubliez le plus possible le jargon technique et administratif. Utilisez au contraire des mots qui montrent le caractère innovant ou unique de votre projet.

Et faites attention aux fautes d’orthographe ! Il est très important de préciser dès le premier paragraphe, si possible en encadré, le jour et la date, l’heure et le lieu du rendez-vous, qui les journalistes pourront rencontrer, ainsi que leur fonction et la teneur de leur intervention.

N’hésitez pas à jouer avec les couleurs, avec les gros caractères, et à aérer votre texte.

S’il s’agit d’une inauguration ou d’une signature de convention, prévoyez un temps pour la presse, avant ou après la cérémonie, et indiquez si vous le pouvez, les horaires des discours de chacun.

Il n’est pas rare que les médias informent leurs lecteurs et auditeurs de la tenue d’une conférence de presse sur un événement qui porte à polémique.

Vous pouvez aussi, dans l’invitation ou dans un simple communiqué de presse, exiger un embargo, c’est-à-dire demander que l’information ne soit pas publiée avant telle date, à telle heure (la formule, en haut de l’invitation, est la suivante : Attention : embargo jusqu’au…)

Transmettre l’invitation aux médias

L’invitation peut être expédiée par courrier (notamment pour le carton), ajoutée en pièce jointe d’un email (ou simplement être formulée dans le corps du message), par messagerie instantanée (Facebook, X) ou directement déposée à la rédaction ou auprès du correspondant local.

Évitez les invitations par téléphone, sauf en cas d’urgence, car le contenu peut-être incomplet. Si vous publiez un livre ou un disque, vous pouvez l’envoyer par courrier ou passer à la rédaction, ou le faire parvenir en format numérique (PDF, Epub, MP3, CD) par mail, ou par l’intermédiaire d’un site de transfert de fichiers.

Vous pouvez individualiser votre invitation : si vous vous adressez à un journaliste qui vous connaît, vous n’avez pas besoin de donner certains renseignements comme l’activité de votre entreprise ou de votre association. Mais dans le cas contraire, faites-le par précaution.

Pour vous exprimer à la presse, je ne conseille pas d’avoir plusieurs personnes autour de la table pour dire strictement la même chose et pour être uniquement sur la photo.

N’imposez pas non plus une personne en particulier (ex. le président d’une association ou un élu local, car les autres membres du bureau, ou un technicien de collectivité peuvent aussi parler et donner une vision différente et pas forcément contradictoire).

Discutez-en entre vous avant, et assurez-vous que les intervenants s’expriment bien au micro et devant la caméra.

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3 – Les journalistes adorent les témoignages

Certaines personnes peuvent témoigner de ce qu’elles ont vécu. Recueillir leur parole est très apprécié, et cela change du discours officiel des élus et des dirigeants.

La parité femme-homme est dans l’air du temps.

Pour inciter les médias qui diffusent des programmes en langue régionale à participer à votre conférence de presse (et donc augmenter la portée de l’événement), faites aussi en sorte d’avoir autour de la table au moins une personne qui s’exprime aisément devant les micros et les caméras.

Sur l’invitation, n’oubliez pas de laisser un ou plusieurs contacts (téléphone fixe, téléphone portable, mail, réseaux sociaux) pour les journalistes qui ne peuvent pas se déplacer et qui voudront vous joindre ultérieurement car votre sujet les intéresse.

Le mieux est d’opter pour un lieu central, qui convienne à tout le monde en terme de temps de parcours

Vous pouvez organiser la réunion dans vos locaux (c’est une manière de montrer où, et dans quelles conditions vous travaillez), dans un amphithéâtre (pour la vidéoprojection par exemple), mais aussi dans un endroit neutre (salle de réunion d’un hôtel, ou dans un restaurant si vous avez choisi d’inviter les journalistes à déjeuner – nous reparlerons plus loin du déjeuner de presse).

Le programmateur d’un centre culturel m’expliquait un jour que les « journalistes spécialisés » des quotidiens de la grande ville, distante d’une quinzaine de kilomètres seulement, assistaient très rarement aux conférences de presse qu’il organisait. Faisant contre mauvaise fortune bon cœur, il avait du s’adapter et fixer ses rendez-vous dans une salle de bar-restaurant facile d’accès pour eux, à deux pas de leurs rédactions, mais bien plus impersonnelle. Les rédactions de la presse audiovisuelle (quand elles se déplacent, donc) sont principalement situés dans les grandes villes. Il faut par exemple près d’une heure pour une équipe de télévision pour rejoindre Brest et Quimper… Et n’oubliez pas que les frais de route sont à la charge des rédactions et que l’heure est aux économies pour beaucoup de médias (sans parler de la pollution). La voiture est très utilisée par les journalistes de province, et peu pratiquent le covoiturage entre collègues.

Reviendra-t-on vous voir si l’on a du mal à se garer ? Vous pouvez fournir un plan d’accès ou les coordonnées GPS, et accrocher des panneaux indicateurs si le lieu de la conférence de presse est délicat à trouver. Une personne chargée d’attendre et de guider les journalistes sur place est toujours la bienvenue. Si la rencontre a lieu sur une exploitation agricole, vous pouvez indiquer de prévoir des bottes.

Prévoyez une pièce insonorisée. Pour les radios et TV, rien de pire qu’une voix qui résonne au micro ! Le bar du coin à l’heure de l’apéro est aussi à éviter…

Pensez aussi à la lumière (pour les photos et les images) et aux prises de courant facilement accessibles (même si le matériel d’enregistrement fonctionne sur batterie, on n’est jamais à l’abri d’une panne).

Le matin vers 9h (en général), les journalistes font le point sur les sujets qu’ils devront traiter dans la journée (première conférence de rédaction). Alors, si vous ne pouvez pas faire autrement, évitez de les convier à une conférence de presse à ce moment-là.

Le milieu de matinée (après 10h30) constitue le moment privilégié, sauf que la majorité des réunions de presse avec les journalistes a lieu entre 11h00 et midi. Et cela, vous n’êtes pas censé le savoir étant donné que seuls les journalistes connaissent les emplois du temps.

Vous pouvez donc lancer vos invitations pour le début d’après-midi (après 14h00), mais si vous le pouvez, évitez après 17h (tant pis si vous travaillez et que vous ne pouvez pas vous libérer avant…)

Les journalistes de presse écrite doivent rédiger leurs articles, et ceux des radios locales ou des TV ont un journal parfois en soirée (après 18h). Vous pouvez également inviter la presse parlée à un moment différent (une demi-heure avant les journaux papier et web, par exemple).

Évitez aussi les jeudis et vendredis. Comme ces jours-là sont prisés, votre sujet est en concurrence. Si vous avez à l’esprit que de cette façon, on parlera de vous dans le quotidien local du samedi, quand le titre tire le plus, ce n’est pas vrai. Les rédactions peuvent publier quatre ou cinq jours plus tard, en fonction de la date de la manifestation et de la place dans la page.

Et puis, si vous le pouvez, respectez le repos des journalistes le dimanche, si votre conférence de presse peut être organisée un autre jour.

Le cas des vacances scolaires

Vous le constatez sans doute, il y a moins d’information locale croustillante dans les journaux pendant les vacances. Ils publient des sujets réalisés en amont. N’hésitez pas à communiquer à ce moment-là pour multiplier vos chances d’avoir des représentants de la presse à votre rendez-vous (ceux qui ne sont pas en vacances).

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4 – Contacter les médias

Les radios et les télévisions régionales publiques et privées diffusent des journaux dans lesquels elles peuvent parler de votre actualité.

La presse spécialisée, hebdomadaire et mensuelle, la presse municipale et les sites internet peuvent aussi être intéressés par le sujet que vous voulez porter à la connaissance du public, ainsi que les agences comme l’AFP (Agence France Presse) dont les journalistes sont déployés un peu partout dans le pays.

En région, au regard de leur audience importante mais aussi par méconnaissance des médias alentours, les quotidiens locaux sont toujours les plus conviés à un rendez-vous presse. Pourtant, tout le monde ne lit pas les journaux, et les radios sont très écoutées en voiture !

Consultez l’annuaire, interrogez votre vendeur de journaux ou questionnez la rédaction de votre quotidien local favori. Vous pouvez aussi écouter les radios de proximité, notamment le matin avant 9h, pour savoir quel type d’information elles diffusent (lecture de la presse quotidienne, ou sujets développés sous forme d’interviews et de reportages).

Mais n’envoyez pas d’invitation à des médias parisiens si votre activité ne dépasse pas le cadre de votre département ou de votre région, cela n’a aucun intérêt ! Pensez aussi à la télévision régionale et aux blogs de passionnés en faisant une recherche par mot-clé sur un moteur de recherche avec votre commune et votre département, et en visitant les annuaires de sites internet. Vous découvrirez la richesse des informations diffusées par la presse en ligne. Les pages Facebook et les fils X sont aussi des indicateurs de l’activité des médias locaux, d’où l’intérêt d’être inscrit.

Quand faut-il envoyer l’invitation ?

Je pense qu’il faut communiquer l’information au moins dix jours en amont. Si vous ne pouvez pas faire autrement, en cas d’actualité brûlante, évitez d’envoyer une invitation le vendredi en fin d’après-midi pour une conférence de presse le samedi matin ou le lundi matin.

Attention : la presse hebdomadaire et la presse mensuelle… ont besoin d’un délai supplémentaire pour anticiper les sujets (sauf pour publier sur le net).

Soyez vigilant par rapport au nom de l’expéditeur indiqué sur votre boîte mail, car le journaliste destinataire doit vous reconnaître et ne pas penser qu’il s’agit d’un spam ou d’un virus (ex. à éviter : “Communication” ou votre prénom).

N’oubliez pas d’indiquer l’objet précis du courrier électronique, sinon votre message sera purement et simplement mis à la corbeille. La formule « conférence de presse + le sujet » dans l’objet du message fonctionne en général très bien, car elle attise la curiosité.

Demandez aussi un accusé de réception. Adresser la même invitation aux rédactions locales du même journal peut-être utile. C’est de la popote interne ensuite, même s’il arrive parfois que deux journalistes ou un journaliste et un correspondant d’un même média se déplacent sur le même événement.

Ne soyez pas frustré de ne pas connaître l’histoire, la ligne éditoriale ou le tirage (ou l’audience) d’un média pour inviter son représentant. De même, celui-ci s’est-il renseigné sur votre activité ?

Rappelez-vous qu’il s’agit d’un échange de bons procédés : le média a des sujets potentiels à publier, et pour cela, il parle de vous, gratuitement.

Si vous avez affaire à un journal ou à une radio qui a une diffusion régionale, n’hésitez pas à demander que l’article paraisse dans plusieurs éditions ou sur plusieurs antennes. Ce n’est pas garanti, mais on ne sait jamais, surtout si ce que vous présentez est original.

Lire (ou écouter) avant parution

Vous n’êtes pas maître du texte, car le journalisme, ce n’est pas du publireportage.

Si vous estimez qu’un article ne reflète pas les idées que vous avez voulu exprimer, vous pouvez réclamer un droit de réponse. En général, il est malvenu de demander à lire l’article, ou à écouter le sujet avant sa parution ou avant sa diffusion. Chacun son job, et la presse est libre…

Pour un article ou une interview, contactez bien la rédaction des médias, et non le service commercial, parce que ce dernier pourra vous orienter vers un partenariat financier. Or, un journaliste est censé parler de vous gratuitement (sauf accords commerciaux : on peut illustrer un article grâce au témoignage d’un annonceur, mais il s’agit d’un mélange des genres discutable…)

Je relance ou pas ?

Il est inutile de contacter plusieurs fois un média les jours précédents pour demander si un journaliste viendra à la conférence de presse. Envoyez plutôt un mail de rappel. Le Oui et le Peut-être auront valeur de Non à cause de l’actualité changeante et de la fameuse conférence de rédaction.

Il y a des exceptions : les journalistes peuvent avoir pris des rendez-vous de leur plein gré, pour préparer des dossiers, et ils seront en mesure de vous dire s’ils seront présents ou absents. Idem pour les déplacements ministériels et les conférences de presse dans les enceintes militaires qui nécessitent souvent de s’accréditer quelques jours avant, c’est-à-dire de donner le nom et le n° de carte de presse du journaliste qui sera présent et donc indisponible pour venir à votre rendez-vous.

Confirmer sa présence

Les rédactions sont invitées à répondre pour indiquer si un journaliste ou un correspondant, et lequel, sera présent à la conférence de presse. Vous pouvez donc demander que l’on vous confirme par retour de mail ou par téléphone. Mais là encore, rien n’est garanti.

Vous comprenez donc qu’il est difficile de savoir précisément combien de journalistes seront présents à votre rendez-vous presse, même une heure avant son démarrage.

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5 – Le déroulé de la conférence de presse : oubliez les lieux de prestige

Un point-presse (ou conférence de presse) peut seulement réunir deux personnes, par exemple un responsable associatif et le seul journaliste qui aura pu se déplacer.

Une conférence de presse se déroule en général en face-à-face, avec d’un côté les journalistes et leurs hôtes de l’autre.

N’oubliez pas que les journalistes sont plus à l’aise pour prendre des notes sur une table que sur leur genou. Évitez donc de les installer de l’autre côté de votre petit bureau s’ils sont nombreux. Surtout, préparez les tables et les chaises avant la réunion, et pas au début, dans la précipitation !

Peu importe le média que les journalistes représentent, commencez votre conférence de presse à l’heure !

Il peut manquer le représentant d’un média à fort tirage, mais vous devez aussi penser à ceux qui sont arrivés à temps, c’est une question de respect.

Lorsque l’élu d’une collectivité a du retard mais va arriver, démarrez quand même, par un tour de table pour patienter. Présentez-vous, et (on l’oublie trop souvent), demandez aux journalistes et correspondants qui ils sont, et pour quels organes de presse ils travaillent. Cette remarque est valable, même si vous en connaissez quelques-uns. C’est par pure politesse envers leurs confrères et les personnes qui vont parler avec vous de votre projet.

Vous pouvez aussi prévoir des badges pour les intervenants, journalistes compris, ou un panonceau indiquant les noms et les fonctions, que vous poserez sur la table.

Pensez aussi à faire circuler une fiche de présence, pour garder une trace des médias et des journalistes (ainsi que leurs contacts).

Les représentants de presse ne sont pas concurrents entre eux. Ils s’échangent parfois des sujets.

En revanche, il peut être mal vu de donner une info (scoop ?) à l’un des médias et pas à un autre, surtout quand une conférence de presse est prévue quelques heures ou quelques jours plus tard pour traiter du sujet. Mais le journaliste peut aussi s’engager à ne pas diffuser l’information avant la conférence de presse, auquel cas votre honneur sera sauf.

Vous faciliterez le travail des journalistes de presse écrite, TV et web en vous plaçant, pendant la conférence de presse, de façon à ne pas avoir le soleil dans les yeux, car les journalistes et reporters d’images tournent et prennent des photos pendant la rencontre.

Les radios et les télévisions

Soyez tolérant avec les journalistes des radios, qui, même s’ils écrivent et posent des questions comme les autres, ont besoin d’une interview au micro.

Il est possible qu’ils vous demandent de vous prêter au jeu dix minutes avant l’heure de la réunion. Beaucoup d’entre eux commencent tôt le matin (4h) et présentent les journaux parlés du midi. Ils ont donc peu de temps ou doivent reprendre rendez-vous.

Certains souhaiteront aussi réaliser une interview par téléphone ou par IP (WhatsApp, Facebook…) s’ils ne peuvent pas venir (c’est aussi valable pour la presse écrite d’ailleurs, qui, elle, prendra des notes au lieu d’enregistrer).

Cette réflexion vaut pour la télévision qui peut avoir besoin d’images en extérieur. Les journalistes et cameramen peuvent vous demander de leur consacrer un peu de temps pour tourner des images à quelques kilomètres du lieu de la conférence de presse (par exemple le matin, si le rendez-vous avec les journalistes a lieu l’après-midi).

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6 – La réunion de travail et la conférence de presse

Il arrive que les journalistes soient invités à un rendez-vous presse organisé à l’issue d’une réunion de travail, à une heure déterminée à l’avance.

Or, comme souvent les réunions durent plus longtemps que prévu, ils sont conviés soit à attendre dehors (mais ils n’apprécient pas toujours), soit à participer à la fin de la rencontre. C’est là que ça se gâte puisque les hôtes oublient la présence des invités et continuent à parler en des termes techniques. De plus, ils ne s’adressent jamais directement aux journalistes présents puisque leur regard est tourné vers l’assemblée. Veillez donc à séparer réunion de travail et conférence de presse (et à prévoir des chaises en conséquence pour les journalistes).

Ne fuyez pas les questions qui portent à polémique

Ne lisez pas un dossier quelconque, mais adressez-vous à vos interlocuteurs sous forme de dialogue. Rien ne vaut la spontanéité pour convaincre un auditoire.

Et ne dites pas aux journalistes ce qu’ils doivent prendre en note ! Vous n’êtes pas dans une salle de classe devant des élèves (c’est malheureusement du vécu).

Pensez au verre d’eau, ou au café, pour vous et vos invités, et n’oubliez pas le sourire, même si votre sujet, un plan social par exemple, ne s’y prête pas.

Pendant la conférence de presse et au moment des interviews, adoptez un style dynamique dans votre façon de vous exprimer, pour maintenir l’attention de l’auditoire.

N’hésitez pas à demander plusieurs fois si les journalistes ont des questions à poser, avant de donner la parole à un interlocuteur de votre entourage pour présenter votre projet.

Et si un journaliste intervient au cours de votre énoncé pour avoir une précision, ne lui dites pas d’attendre la fin de la conférence de presse pour lui répondre. Ne fuyez pas non plus les questions qui portent à polémique. Soyez le plus franc possible, de crainte des retours de bâton.

J’ai une question personnelle

Je me souviens d’un point-presse sur le thème des déchets où une journaliste était intéressée par le sujet qui concernait son quartier. La discussion entre elle et l’élu a duré un bon quart d’heure. Par respect pour le reste de l’assemblée, attendez que tout le monde quitte la table pour les questions personnelles.

Les illustrations

Vous pouvez baser votre intervention sur un dossier que vous aurez préparé, mais aussi sur une présentation du genre Power-Point.

Dans ce cas, vous devez prévoir un vidéoprojecteur, un écran et une prise de courant (un simple ordinateur peut suffire, si vous êtes certain d’avoir peu de journalistes autour de la table).

Enregistrer les discours

Munissez-vous aussi d’un ou plusieurs micros HF si vous devez intervenir devant une assemblée nombreuse. Un journaliste de la radio ou de la TV souhaitera peut-être se brancher sur une table de mixage pour enregistrer directement la conférence de presse. Vous pouvez aussi proposer cette prestation.

C’est l’heure de la photo

À la fin de la réunion, c’est le moment de la photo (de groupe en général), puis le temps des micros et des caméras. Cet ordre est généralement admis par la profession (sauf exceptions, lorsque des rendez-vous sont pris séparément). Prévoyez d’accrocher une banderole ou des affiches de l’événement que vous voulez promouvoir.

Certains journalistes seront en mesure de vous dire, à l’issue de la réunion, quel jour et à quelle heure le compte-rendu de la conférence de presse sera diffusé ou publié.

Vous avez tout à fait le droit de leur demander un exemplaire du journal ou un enregistrement de l’interview ou de l’émission. De plus en plus d’articles et d’enregistrements sont disponibles sur le web sous forme d’articles et de podcasts.

Pensez à échanger votre carte de visite (physique – ou virtuelle, grâce à des applications sur smartphone) avec les personnes présentes, et bien sûr à les remercier pour leur venue.

À propos des coordonnées, ayez bien sur vous une adresse mail, un numéro de téléphone fixe ou de portable et l’adresse du site internet de votre structure. Ces informations peuvent figurer sur l’invitation, mais soyez prêt à les redonner au cas où (c’est d’autant plus vrai pour l’interview radio). En cas d’oubli, la personne qui a envoyé les invitations peut faire le lien vu qu’elle a les adresses mail des journalistes.

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7 – Je passe à la télé et à la radio : choisissez bien qui va parler

Organiser une conférence de presse, c’est s’exposer à être pris en photo et à réaliser des interviews pour la télévision, pour les sites web des journaux qui diffusent des vidéos d’illustration, pour la TV ou la radio.

Ce n’est pas parce qu’on préside une association ou qu’on dirige une entreprise qu’on a forcément le propos, l’expression et l’attitude les plus pertinentes.

Privilégiez la portée du message par rapport à l’intervenant. Et surtout ne répondez pas à côté (pas de hors-sujet) !

Être interrompu fait partie du jeu (on dit que le journaliste rebondit sur un propos lorsqu’il souhaite des précisions par rapport à ce que vous avez dit, et pour vous recadrer si vous êtes hors-sujet).

Si vous êtes stressé, vous devez tout faire pour ne pas le montrer. C’est au journaliste de vous mettre en confiance, pas le contraire.

Faites le maximum pour vous détacher de vos notes ou, plus difficile, du dossier de presse, et, comme dit précédemment, ne lisez pas un texte.

L’avantage de l’enregistrement par rapport au direct, c’est que vous pouvez demander à reprendre une question si vous estimez que vous n’avez pas été clair, ou que vous avez commis des erreurs de langage ou de conjugaison (par exemple, puisse-t-être au lieu de puisse être, cents euros au lieu de cent euros…)

Expliquez les sigles et abréviations, même si, d’après vous, tout le monde les connaît. 

Inutile d’abreuver les auditeurs et les téléspectateurs de chiffres. Utilisez plutôt des pourcentages simples et des rapports (par exemple, le tiers au lieu de 33%). En effet, en direct à la radio et à la télévision, on ne peut pas revenir en arrière pour réécouter si l’on n’a pas compris une phrase, contrairement à la presse écrite où l’on peut relire l’article.

Demandez au journaliste quelles questions il va vous poser, ou quels thèmes il désire aborder.

Ayez sous les yeux un mail, l’adresse du site internet, l’indication de votre présence sur Facebook, Linkedln, Instagram…, un numéro de téléphone, les dates et les horaires, les lieux, bref les informations pratiques à communiquer aux auditeurs, souvent à la fin de l’interview.

Devant la caméra

Par rapport à l’entretien radio, l’interview audiovisuelle impose en plus d’être présentable, au niveau de la tenue vestimentaire, et de bien regarder la caméra ou l’intervieweur. Le face caméra est difficile à respecter si vous devez répondre à un journaliste positionné sur le côté et que plusieurs journalistes vous questionnent.

Autres astuces pour la radio et la télévision

Certaines fois, vous serez invité à venir parler de votre projet directement en studio. N’oubliez pas de couper votre téléphone portable (vibreur ou mode avion) pour ne pas être dérangé par une sonnerie et pour éviter les interférences.

Ne jouez pas non plus avec votre stylo, abstenez-vous de poser les mains sur la table si vous portez des bracelets, et évitez de bouger dans tous les sens lorsque vous parlez.

À la radio, vous devez placer votre bouche à une dizaine de centimètres du micro, soit l’équivalent de la taille d’un poing.

Comme dit plus haut, ne lisez pas un texte, notamment à la télévision car vous serez forcément obligé de baisser la tête (et surtout, ça manque de spontanéité et d’assurance !)

À la radio, réfléchissez à deux fois avant de mettre sur votre tête le casque que l’on vous tend. Avec votre voix en retour, vous pourriez être encore plus perturbé.

Bref, faites le maximum pour oublier vos notes, le micro et la caméra.

Buvez de l’eau pour avoir la voix claire. Entendre un raclement de gorge ou une voix cassée n’est jamais agréable.

Mouchez-vous pour ne pas faire subir une respiration désagréable à l’auditeur.

Si l’entretien est enregistré, le mieux est que vous repreniez votre phrase au début pour faciliter le montage. Faites également en sorte de terminer votre phrase, là encore pour le montage.

Ne vous étonnez pas si le journaliste hoche la tête au lieu d’acquiescer par un d’accord, super, très bien, etc… Il n’a pas à donner son avis à l’antenne. Il ne doit pas non plus vous interrompre dans votre explication, sauf si vous êtes hors-sujet, imprécis, hésitant ou carrément trop long.

Vous pourriez également, pendant l’interview, avoir l’impression de répéter le message que vous avez délivré pendant la réunion. Ayez toujours à l’esprit que cette réunion n’était pas enregistrée. Ne dites donc pas : comme je vous l’ai expliqué tout à l’heure devant le micro ou devant la caméra !

Méfiez-vous aussi des médias qui privilégient le côté émotionnel au détriment du contenu. Si vous avez été confronté de près à un drame et que les larmes ne coulent pas suffisamment, certains journalistes peuvent vous poser plusieurs fois la même question difficile, pour vous faire craquer devant la caméra. Véridique !

L’interview à distance

Dans le cas d’un entretien au téléphone ou en IP, vous devez faire attention à la qualité de la ligne. Parlez bien devant le combiné, et surtout pas avec le mode haut-parleur activé, pour ne pas détériorer encore plus le rendu sonore.

Les portables permettent d’être contacté rapidement pour réaliser un enregistrement. Revers de la médaille, leur qualité n’est pas toujours bonne pour que l’interview soit diffusée à l’antenne. Si vous le pouvez, donnez le numéro d’une ligne fixe sur laquelle il est possible de vous joindre rapidement pour réaliser l’interview, ou trouvez un lieu où la réception mobile est meilleure.

Par téléphone, vous n’avez ni la pression de la caméra, ni celle du micro à gérer. L’interview peut donc être moins intimidante.

Et ne soyez pas surpris que le journaliste insiste pour faire l’entretien tout de suite. C’est parce qu’il craint de ne pas pouvoir vous joindre dans le temps imparti, ou que vous soyez sur boîte vocale. WhatsApp, Facebook Messenger, Zoom… sont aussi de plus en plus utilisés comme une alternative au téléphone, ainsi que des logiciels payants comme ReportIT (le journaliste vous donne un lien de connexion).

Après l’enregistrement

Vos propos enregistrés seront nettoyés de toute répétition et hésitation, puis mis au format pour l’antenne, entre quelques secondes et plusieurs minutes.

L’interview montée sera ensuite insérée dans le journal de la radio, de la télévision ou du site web, et accompagnée d’un texte de présentation écrit. Ce texte sera lu par un journaliste ou par un animateur.

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8 – Le fameux déjeuner de presse

N’allez pas croire que les journalistes parleront mieux d’une manifestation s’ils sont invités à déjeuner ! Le déjeuner dit « de presse » peut-être vu comme étant une conférence de presse conviviale, avec repas à la clé, pour parler d’autre chose.

Certains journalistes préfèrent prendre rendez-vous avant ou après le déjeuner de presse. À contrario, d’autres sont de véritables pique-assiettes, qui n’hésitent pas à se mêler aux invités.

Il est essentiel de prévoir un horaire de repli (une conférence de presse juste avant par exemple) pour les journalistes qui ne participent pas au déjeuner de presse. Il faut aussi distinguer le déjeuner de presse des pratiques douteuses qui sont légion dans certains milieux comme la mode. Des cadeaux de valeur sont offerts aux journalistes par les marques désireuses de placer leurs produits dans la presse spécialisée. Certains journalistes adhèrent à l’idée, et d’autres non.

Puis-je avoir un billet gratuit ?

Les journalistes (sur présentation de leur carte de presse) peuvent entrer gratuitement dans les musées, les parcs d’attraction, sur les sites touristiques payants ou encore assister aux spectacles. Attendez-vous à recevoir une telle demande de leur part.

Je ne pense pas que vous devez refuser une demande de billet gratuit, car, d’une part cela ne vous coûte presque rien (contrairement à un objet), et d’autre part c’est l’occasion de promouvoir le lieu ou le spectacle auprès d’une personne qui en dira peut-être beaucoup de bien (dans la presse, sur les réseaux sociaux…)

Un voyage de presse vise à couvrir un événement, souvent pour mettre en valeur une action particulière.

Pour préparer la saison estivale (par exemple), certaines collectivités convient les journalistes (souvent de la presse nationale et spécialisée) à découvrir leur patrimoine et leur gastronomie.

Si l’on vous offre un séjour tous frais payés dans une autre région ou dans un pays étranger, que répondez-vous ? Difficile de ne pas accepter (oui, c’est pour le travail !)

Le voyage de presse n’est pas considéré comme un cadeau, et il ne doit pas devenir un séjour familial, en remerciement d’un bon papier.

Il existe enfin des ventes spéciales qui s’adressent à la presse avec des remises sur des produits (automobiles, parfums, high-tech…) Vous avez deviné pourquoi ?

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9 – Le dossier de presse (et le site internet) : concis mais détaillé

Le dossier de presse est constitué d’un ensemble de pages rédigées de manière claire, sans faute, au cas où les informations soient reprises sans réécriture dans la presse.

Mettez en avant les points forts de ce que vous voulez défendre, mais ne soyez pas trop élogieux, car cela pourrait nuire à votre crédibilité. Vous pouvez vous servir de l’intelligence artificielle pour vous aider.

Faites relire le dossier de presse.

Oubliez les pochettes plastifiées avec des spirales et les pochettes cartonnées

Vous devez prévoir les dossiers en nombre suffisant pour les journalistes et pour leurs interlocuteurs.

Si vous conviez un média qui ne vient jamais à vos conférences de presse, imprimez quand même un dossier pour lui, au cas où. Glissez-y si possible des articles déjà parus.

Oubliez les pochettes plastifiées avec des spirales, et même les pochettes cartonnées. Cela montre votre sérieux, certes, mais c’est aussi du gaspillage, car pliées dans le sac de reportage, prévu pour un appareil photo ou un enregistreur, il y a de grandes chances que les pochettes en plastique soient rapidement mises à la corbeille.

Privilégiez aussi le papier recyclé (c’est encore trop rare, malheureusement).

Des photos, des PDF, des MP3…

Pour les médias écrits et internet, voire pour la TV, vous pouvez prévoir des clés USB avec quelques photos en haute définition, un Power-Point… Mais utiliser les services d’un serveur type WeTransfer pour faire parvenir ces éléments aux médias est souvent plus apprécié, simple et gratuit.

Pour préparer leurs entretiens et rédiger leurs articles, les journalistes doivent aussi pouvoir, d’un clic, imprimer un document de présentation en PDF de cinq à six pages maximum, depuis votre site internet.

Ce format de fichier est universel. Il peut s’agir du dossier de presse que vous aurez mis en ligne pour eux, mais aussi pour le grand public.

Pour votre communication, il peut être intéressant de mettre ce dossier de presse ou une version simplifiée à la disposition des internautes.

Vous pouvez ouvrir une catégorie Espace Presse sur votre site, avec un accès libre ou à code si vous ne le réservez pas au grand public (identifiant et mot de passe). Les journalistes doivent aussi pouvoir accéder à des articles de presse sur votre activité, en plus des informations disponibles sur les réseaux sociaux. Le site internet est une solution de facilité pas appréciée de tout le monde, si vous ne donnez pas d’explications orales sur ce que vous voulez promouvoir.

Distribuer le dossier de presse

Les journalistes apprécient d’avoir le dossier de presse au début de la réunion pour pouvoir s’imprégner des éléments.

Cela ne doit pas les empêcher de suivre la rencontre et de prendre des notes (en tous les cas, ils n’écrivent pas pour rien, étant donné qu’une bonne partie de ce qui est dit est contenue dans le dossier). Cette analyse vaut particulièrement pour les chiffres et pour les noms de lieu.

Invitation et dossier de presse, en même temps ?

Il n’y a plus de suspens dans ce cas… Les journalistes qui auront tous les renseignements ne viendront peut-être pas à la conférence de presse.

La presse écrite vous demandera des informations complémentaires par téléphone, ainsi que des photos. Elle pourra aussi faire appel à un correspondant local qui rentrera moins dans les détails…

Quant aux journalistes des radios, ils se contenteront sans doute de rédiger un papier à partir du dossier de presse. Au mieux, ils réaliseront une interview par téléphone. La TV se déplacera sans doute plus facilement pour les images.

Vous pouvez rédiger un communiqué de presse.

Ce document tient généralement en une page. C’est un résumé du dossier de presse, qui en reprend les principaux chiffres et idées force, ou encore qui traite d’une journée particulière d’un festival par exemple (sur une thématique, donc).

Des exemples d’agendas, de communiqués et de dossiers de presse sont accessibles en ligne dans l’Espace Presse des ministères, par exemple.

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10 – Faites parvenir le dossier de presse aux médias absents

Les journalistes vous contacteront peut-être après avoir lu l’article d’un confrère.

Et faites attention au format des fichiers qui doivent pouvoir être ouverts sur tous les ordinateurs. Dans le doute, convertissez-les en PDF (avec la suite bureautique gratuite LibreOffice ou autre).

Contactez la presse par communiqué, plusieurs fois dans l’année, pour que les journalistes n’oublient pas le rôle de votre association, entreprise ou mouvement.

C’est à vous de faire cette démarche, notamment pour chacune de vos actualités, et non aux médias, suite à un article du concurrent par exemple. N’oubliez personne !

Pensez à envoyer aux journalistes un mot de remerciement suite à l’article qui vous a été consacré (par mail, ou en partageant un post sur les réseaux sociaux).

Ne mettez pas l’article à disposition de vos abonnés à partir d’une photo ou d’une copie d’écran, mais le lien vers le site web (car les articles sont en toute logique payants).

Écrivez une carte (virtuelle ou postale) pour la nouvelle année, même si vous n’avez jamais eu de contact positif avec ces journaux ou radios.

Rappelez-vous qu’un mail et qu’un courrier ne coûtent rien, et qu’ils peuvent rapporter beaucoup.

Quant aux rendez-vous avec la presse, ils ne s’imposent que si vous avez une actualité qui peut intéresser les lecteurs, les auditeurs et les téléspectateurs, et pas uniquement pour faire parler de vous.

Soyez prêt à être contacté par les médias directement, pour un article ou une émission, et entraînez-vous à l’exercice de l’interview.

Inscrivez votre association ou votre entreprise sur les réseaux sociaux pour diffuser vos informations.

Demandez à être ami ou connecté avec des journalistes sur Facebook et Linkedln, et suivez-les sur X. Certains d’entre eux peuvent trouver un intérêt à parler de votre actualité.

Vous pouvez aussi proposer de faire gagner des entrées gratuites aux lecteurs ou aux auditeurs d’un média. A chaque entrée offerte, la radio (si c’est une radio) parlera de votre activité.

Pour aller plus loin : l’attaché.e de presse

Si vous ne vous sentez toujours pas d’attaque pour organiser une conférence de presse, vous pouvez faire appel à un.e attaché.e de presse.

C’est un.e professionnel.le, interface indépendante entre vous et les médias, qui exerce au sein d’une agence de relations publiques ou de communication.

Son travail consiste à préparer l’invitation et le dossier de presse, à fixer avec vous la date, l’heure et le lieu de la conférence de presse, à vous donner des conseils pratiques pour réussir votre réunion, voire à vous assister pendant le rendez-vous par une présence à vos côtés.

L’attaché.e de presse, qui travaille pour plusieurs sociétés et associations, ne connaît pas d’emblée le contenu de votre projet pour le vendre aux journalistes. Il/elle doit donc s’en référer à vous.

Le (ou la) chargé.e de communication

Vous pouvez aussi embaucher, au sein même de votre structure cette fois, un.e chargé.e de communication.

Vous serez directement en relation pour agir avec les médias.

Je ne vous cache pas que beaucoup de journalistes appellent directement leurs interlocuteurs (élus, patrons…) sur leur portable, sans passer par les filtres attaché.e de presse et chargé.e de communication.

J’espère que grâce à ces quelques conseils, vos relations avec les journalistes seront facilitées !

Christophe Pluchon, avril 2025

christophepluchon.bzh